5C Dalam Laporan Audit Internal

Salah satu penjelasan tentang audit internal ketika pertama kali bertemu dengan Kepala Audit Internal di kantor saya adalah “Internal audit itu pada dasarnya memeriksa perbedaan antara kriteria dengan kondisi yang terjadi”. Jadi simpel saja sebenarnya pekerjaannya, hanya mencari gap antara yang seharusnya atau kriteria dengan yang sebenarnya atau kondisi. Gap itulah yang menjadi peluang buat perbaikan atau peningkatan.

Entah itu untuk menyemangati saya yang ancang-ancang bergabung dengan audit internal atau bagaimana, tapi yang saya alami memang demikian. Meski tentu saja untuk menemukan gap itu tidaklah semudah menemukan Alfamart dan Indomaret yang berdampingan.

Dalam pelaksanaan audit internal, gap ini bagian dari temuan audit yang berupa ketidaksesuaian. Temuan audit lainnya bisa berupa kesesuaian dengan kriteria. Yang biasanya dirumuskan lebih detail adalah temuan audit yang tidak sesuai dengan kriteria.

Agar powerful dan yang membaca mudah memahami temuan audit yang dicantumkan dalam laporan hasil audit, maka temuan tersebut dirumuskan dalam format 5C. Apakah kelima C tersebut?

Condition/ Kondisi

Kondisi merupakan bukti faktual yang teridentifikasi selama audit yang menggambarkan keadaan area audit saat ini. Kondisi ini diamati oleh auditor internal, dibandingkan dengan kriteria dan ditemukan ketidakcocokan.

Misalnya, saat audit HSE Gedung, auditor menemukan bahwa sebagian besar tabung APAR diletakkan di lantai.

Criteria/ Kriteria

Kriteria menunjukkan bagaimana yang seharusnya. Kriteria dapat berupa kebijakan tertulis, prosedur, undang-undang, peraturan, dan/atau pedoman. Inilah yang kemudian dibandingkan dengan kondisi yang terjadi.

Secara umum, kriteria ini dapat dikelompokkan menjadi:

• Internal (kebijakan perusahaan, SOP, memo direktur, dll)
• Eksternal (undang-undang, peraturan pemerintah, dll)
• Leading practice (panduan professional, praktek terbaik industri sejenis, dll)

Misalnya, berdasarkan Permen Tenaga Kerja dan Transmigrasi No. 4 Tahun 1980, APAR harus ditempatkan sedemikian rupa dengan jarak antara dasar APAR tidak kurang 15 cm dan permukaan lantai.

Cause/ Penyebab

Penyebab adalah alasan yang mendasari perbedaan antara kriteria dan kondisi (kenapa ada perbedaan). Ini menjawab pertanyaan “kenapa kondisi itu terjadi?” Ini adalah hal penting yang harus dijawab tuntas hingga ke akarnya. Jika perlu, auditor internal dapat terus bertanya “kenapa… kenapa… dan kenapa…) hingga benar-benar menemukan akar penyebabnya.

Jika gagal menemukan akar masalah, maka kemungkinan temuan tersebut akan berulang di masa yang akan datang.

Misalnya,

• APAR diletakkan di lantai. Kenapa?
  • Karena APAR tidak dapat digantung di dinding/tembok. Kenapa?
    • Karena dindingnya terbuat dari bahan partisi yang tidak kuat menahan APAR.

Consequence/ Akibat

Risiko yang dihadapi karena kondisi tidak sesuai dengan kriteria (konsekuensi dari perbedaan). Konsekuensi ini dapat sudah terjadi atau berupa potensi untuk terjadi.

Kalau di penyebab, auditor internal menggunakan pertanyaan “kenapa”, di konsekuensi dapat menggunakan pertanyaan “terus?”

Misalnya,

• APAR diletakkan di lantai. Terus?
  • Isinya nanti bisa menggumpal. Terus?
    • Jika nantinya terjadi kebakaran, APARnya tidak berfungsi dengan baik.

Auditor internal mesti bertanya terus hingga mendapatkan konsekuensi terdalam yang dapat terjadi akibat perbedaan antara kondisi dengan kriteria.

Jadi kayak bocah ya… hehehe. Teruuuusss?

Corrective Action/ Rekomendasi

Rekomendasi yang disampaikan harus dapat menyelesaikan akar masalahnya, bukan sekadar memperbaiki kondisinya. Agar temuan serupa tidak terulang di audit selanjutnya.

Misalnya, rekomendasi untuk menggunakan rak APAR yang tingginya minimal 15 cm dari lantai. Rekomendasi ini sepertinya lebih bisa dilaksanakan daripada mengganti partisi dinding dengan bahan yang lebih tebal dan kuat.

Ingat, rekomendasi yang baik itu bukan hanya menuntaskan akar masalah, tapi juga yang bisa dan layak dilaksanakan.

Itulah 5C untuk perumusan temuan audit yang powerful dalam laporan audit internal.

Salam sukses bermanfaat…

*) Referensi: IPPF Practice Guide
*) Photo by cottonbro studio