Saat mendengar istilah peningkatan proses, banyak orang langsung membayangkan proyek besar berisi grafik rumit dan istilah teknis yang bikin pusing sebelum sarapan. Padahal, dalam pendekatan seperti Lean Six Sigma, kita justru diajak kembali ke dasar, cukup dengan 7 Alat Dasar Kualitas. Alat-alat ini mungkin sederhana, tapi efeknya seperti kunci kecil yang bisa membuka pintu perbaikan besar. Dengan sedikit ketekunan (dan mungkin secangkir kopi), siapa pun bisa menggunakan 7 alat ini untuk membuat proses menjadi lebih efektif dan efisien.
Lalu, apa saja 7 alat sederhana namun super efektif ini? Yuk, kita bahas satu per satu, lengkap dengan kegunaannya, supaya Anda bisa langsung mulai meng-upgrade proses kerja tanpa drama.
1. Process Map (Peta Proses)
Process Map membantu kita melihat keseluruhan alur proses kerja secara visual, dari langkah awal sampai hasil akhir. Dengan melihat peta ini, kita bisa lebih mudah menemukan titik-titik yang kurang efisien, tumpang tindih, atau bahkan langkah yang sebenarnya tidak perlu.
Contohnya dalam proses pembayaran invoice, Process Map akan menggambarkan langkah-langkah mulai dari penerimaan invoice dari vendor, verifikasi data, persetujuan pembayaran, hingga transfer dana ke rekening vendor. Dengan peta ini, tim bisa mengidentifikasi apakah ada tahapan yang bisa dipercepat, disederhanakan, atau bahkan dihilangkan untuk mempercepat pembayaran.
Dalam Lean Six Sigma, Process Map sering digunakan di tahap Define dari siklus DMAIC (Define Measure Analyse Improve Control) untuk memastikan semua orang punya pemahaman yang sama tentang proses yang sedang dibahas.
2. Check Sheet (Lembar Periksa)
Check Sheet adalah alat sederhana untuk mengumpulkan data secara cepat dan sistematis. Fungsinya untuk mencatat frekuensi suatu kejadian atau karakteristik, sehingga kita bisa mulai memahami pola masalah berdasarkan data nyata, bukan hanya dari feeling semata.
Contoh dalam proses pembayaran invoice, tim keuangan bisa menggunakan Check Sheet untuk mencatat berapa kali invoice tertunda pembayarannya, apa penyebab keterlambatannya (misal: dokumen kurang lengkap, kesalahan nomor rekening, atau persetujuan manajer yang terlambat). Dengan data ini, kita bisa melihat pola penyebab keterlambatan dan mengambil tindakan korektif yang lebih tepat sasaran.
Dalam Lean Six Sigma, Check Sheet biasanya digunakan di tahap Measure untuk mengumpulkan data awal tentang masalah yang ingin diperbaiki. Anggap saja Check Sheet ini seperti “buku harian” proses yang membantu kita menemukan pola tersembunyi.
3. Histogram
Histogram adalah alat visual yang digunakan untuk melihat distribusi data. Dengan alat ini, kita bisa dengan mudah mengidentifikasi pola atau penyimpangan dalam data, seperti sebaran nilai atau frekuensi terjadinya suatu kejadian. Ini sangat membantu untuk memahami variabilitas dalam suatu proses.
Contohnya pada proses pembayaran invoice, histogram bisa digunakan untuk menganalisis waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pembayaran. Misalnya, berapa banyak invoice yang dibayar dalam waktu 1 minggu, 2 minggu, atau lebih dari itu. Dengan histogram, tim bisa melihat apakah ada variabilitas yang besar dalam waktu pembayaran dan mencari tahu apakah ada langkah dalam proses yang perlu diperbaiki.
Dalam Lean Six Sigma, Histogram sering digunakan di tahap Analyze untuk menggali lebih dalam penyebab masalah yang terdeteksi di tahap sebelumnya. Ini seperti menggunakan “kamera pembesar” untuk melihat di mana ketidakteraturan muncul dalam data.
4. Pareto Chart
Pareto Chart membantu kita memfokuskan perhatian pada masalah yang paling signifikan dengan mengikuti prinsip 80/20. Artinya, 80% masalah biasanya disebabkan oleh 20% faktor utama. Dengan menggunakan diagram ini, kita bisa menentukan prioritas dan mengambil langkah yang lebih efisien untuk perbaikan.
Contoh dalam proses pembayaran invoice, Pareto Chart bisa digunakan untuk menganalisis penyebab keterlambatan pembayaran. Misalnya, jika dari 100 invoice yang terlambat, 80% disebabkan oleh dua masalah utama, seperti dokumen yang tidak lengkap dan proses persetujuan yang lambat. Dengan informasi ini, tim bisa fokus pada dua masalah besar tersebut untuk mempercepat pembayaran.
Dalam Lean Six Sigma, Pareto Chart biasanya digunakan di tahap Analyze untuk membantu tim mengidentifikasi faktor penyebab utama dari berbagai masalah yang ada. Ini seperti memilih “musuh utama” yang harus ditangani terlebih dahulu untuk mendapatkan dampak terbesar.
5. Fishbone Diagram (Diagram Sebab-Akibat / Ishikawa)
Fishbone Diagram adalah alat yang digunakan untuk menggali akar penyebab suatu masalah. Dengan diagram ini, kita bisa mengidentifikasi berbagai faktor yang mungkin berkontribusi pada masalah utama, dan mengkategorikan faktor-faktor tersebut dalam kategori yang lebih terstruktur.
Contoh dalam proses pembayaran invoice, Fishbone Diagram bisa digunakan untuk menganalisis penyebab keterlambatan pembayaran. Misalnya, kategori seperti “Manusia”, “Metode”, “Material”, dan “Mesin” bisa digunakan untuk menggali lebih dalam. Di bawah kategori “Manusia”, kita bisa menemukan faktor seperti kurangnya pelatihan staf. Di kategori “Metode”, mungkin ada masalah dengan sistem persetujuan yang tidak efisien. Dengan cara ini, tim bisa mengidentifikasi akar penyebab dan merancang solusi yang tepat.
Dalam Lean Six Sigma, Fishbone Diagram biasanya digunakan di tahap Analyze untuk membantu tim menemukan faktor-faktor yang berkontribusi terhadap masalah. Ibaratnya, ini adalah “peta petualangan” yang menunjukkan jalan-jalan yang perlu dijelajahi untuk menemukan penyebab utama.
6. 5 Whys
5 Whys adalah teknik sederhana untuk menemukan akar penyebab suatu masalah dengan bertanya “Mengapa?” sebanyak lima kali atau lebih, hingga sampai ke penyebab yang mendasar. Teknik ini sangat berguna untuk masalah yang tampaknya sederhana, tapi seringkali menyimpan akar masalah yang lebih dalam.
Contohnya dalam proses pembayaran invoice, jika ada keterlambatan pembayaran, kita bisa mulai dengan bertanya:
Mengapa pembayaran terlambat? Karena dokumen invoice belum lengkap.
Mengapa dokumen invoice belum lengkap? Karena tidak ada prosedur standar untuk memeriksa kelengkapan dokumen sebelum dikirim.
Mengapa tidak ada prosedur standar? Karena departemen keuangan belum membuat panduan yang jelas.
Mengapa belum ada panduan yang jelas? Karena tidak ada kebijakan perusahaan yang mengatur hal tersebut.
Mengapa tidak ada kebijakan yang mengatur? Karena manajemen belum memprioritaskan pengembangan standar prosedur tersebut.
Dengan menggunakan teknik ini, kita dapat menggali masalah yang lebih dalam dan menemukan solusi jangka panjang untuk mencegah keterlambatan serupa di masa depan.
Dalam Lean Six Sigma, 5 Whys sering digunakan di tahap Analyze untuk membantu mengidentifikasi akar penyebab masalah dengan cara yang sangat sederhana namun efektif. Ini adalah teknik yang memaksa kita untuk tidak hanya menyelesaikan masalah di permukaan, tetapi mencari tahu mengapa masalah itu terjadi sejak awal.
7. Run Chart
Run Chart adalah alat untuk memvisualisasikan data dari waktu ke waktu. Ini membantu kita untuk melihat tren, fluktuasi, atau pola yang terjadi sepanjang periode tertentu. Run Chart sangat berguna untuk memantau kinerja atau kualitas proses secara kontinu, serta untuk mengetahui apakah ada perubahan signifikan yang perlu diperhatikan.
Contoh dalam proses pembayaran invoice, Run Chart bisa digunakan untuk memantau waktu pembayaran dari bulan ke bulan. Misalnya, kita bisa memplot jumlah hari yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pembayaran invoice setiap bulannya. Dengan cara ini, kita bisa melihat apakah ada tren peningkatan atau penurunan dalam kecepatan pembayaran dan mengevaluasi efektivitas perubahan yang sudah diterapkan, seperti implementasi prosedur baru atau perbaikan dalam sistem.
Dalam Lean Six Sigma, Run Chart digunakan di tahap Measure untuk memantau kinerja suatu proses dari waktu ke waktu. Ini sangat berguna untuk mendeteksi apakah ada penyimpangan atau penurunan kualitas yang perlu segera ditangani.
Itulah tujuh alat dasar kualitas yang bisa membantu kita memperbaiki dan meningkatkan proses kerja. Dengan menggunakan alat-alat ini secara sistematis, kita tidak hanya dapat mengidentifikasi masalah, tetapi juga menemukan solusi yang efektif dan berkelanjutan.
Penutup
7 alat dasar kualitas yang telah kita bahas, dari Process Map hingga Run Chart, semuanya memiliki tujuan yang sama yaitu membantu kita mengidentifikasi, menganalisis, dan memperbaiki proses secara lebih efisien. Setiap alat memiliki kekuatan tersendiri, namun jika digabungkan, mereka membentuk sebuah sistem yang mampu menggali masalah sampai ke akar-akarnya dan memberikan solusi yang terukur.
Dengan mengintegrasikan alat-alat ini dalam praktek sehari-hari, kita bisa memanfaatkan Lean Six Sigma untuk mengoptimalkan proses kerja dan meningkatkan kualitas hasil secara berkelanjutan. Menerapkan alat-alat ini mungkin membutuhkan waktu dan ketelatenan, tetapi hasil yang didapatkan akan sangat berharga, seperti proses yang lebih lancar, efisien, dan bebas dari masalah yang berulang.
Salam sukses bermanfaat…
*) Dielaborasi dengan bantuan GenAI
