Tulisan ini membahas Standar 6.3 Dukungan Dewan dan Manajemen Senior, Prinsip 6 Otorisasi Dewan, Domain III Tata Kelola Fungsi Audit Internal. Sebagaimana dalam Global Internal Audit Standar (GIAS) yang diterbitkan oleh The Institute of Internal Auditors (IIA) pada tahun 2024.
Fungsi audit internal memerlukan dukungan yang kuat dari dewan dan manajemen senior untuk dapat menjalankan perannya secara efektif dan independen. Dukungan ini meliputi pemberian otoritas, akses, sumber daya, serta kolaborasi yang memastikan fungsi audit internal mampu mencapai tujuan audit internal sebagaimana diuraikan dalam piagam dan mandatnya. Standar 6.3 menekankan pentingnya hubungan kerja yang kolaboratif antara Chief Audit Executive (CAE), dewan, dan manajemen senior untuk membangun lingkungan yang kondusif bagi pelaksanaan audit internal yang bernilai tambah.
Persyaratan
Chief Audit Executive (CAE) wajib:
- Memberikan informasi yang diperlukan kepada dewan dan manajemen senior untuk mendukung dan meningkatkan posisi fungsi audit internal di seluruh organisasi.
- Mengkoordinasikan komunikasi antara fungsi audit internal dan dewan dengan manajemen senior, untuk memastikan dewan dapat melaksanakan tanggung jawabnya dengan baik.
Kondisi Esensial
Dewan
- Memperjuangkan fungsi audit internal agar dapat memenuhi Tujuan Audit Internal serta mencapai strategi dan tujuannya.
- Bekerja sama dengan manajemen senior untuk memastikan akses tanpa batas bagi fungsi audit internal terhadap data, catatan, informasi, personel, dan properti fisik yang diperlukan.
- Mendukung Chief Audit Executive (CAE) melalui komunikasi langsung dan teratur.
- Menunjukkan dukungan terhadap fungsi audit internal dengan cara:
- Menetapkan agar CAE melapor pada tingkat yang memungkinkan fungsi audit internal melaksanakan mandatnya secara efektif.
- Menyetujui piagam audit internal, rencana audit internal, anggaran, dan rencana sumber daya.
- Mengajukan pertanyaan kepada CAE dan manajemen senior untuk memastikan tidak ada pembatasan ruang lingkup, akses, wewenang, atau sumber daya yang dapat menghambat efektivitas audit internal.
- Mengadakan pertemuan berkala dengan CAE tanpa kehadiran manajemen senior untuk menjaga independensi dan keterbukaan komunikasi.
Manajemen Senior
- Mendukung pernyataan fungsi audit internal di seluruh organisasi.
- Bekerja sama dengan dewan dan CAE untuk memastikan fungsi audit internal memiliki akses tanpa batas terhadap data, informasi, personel, dan aset organisasi yang relevan untuk menjalankan mandatnya.
Pertimbangan Penerapan
- Dewan dan CAE sebaiknya bertemu setidaknya setahun sekali tanpa kehadiran manajemen. Praktik terbaik adalah melakukan pertemuan seperti ini setiap triwulan.
- CAE juga sebaiknya melakukan interaksi lain dengan dewan selain dalam pertemuan resmi untuk terus memberi informasi tentang perkembangan fungsi audit internal.
- Jenis informasi dan tingkat detail yang dikomunikasikan oleh CAE kepada dewan sebaiknya disepakati bersama.
- Penting bagi CAE untuk melapor secara administratif kepada individu dalam organisasi yang dapat mendukung fungsi audit internal dalam menjalankan mandatnya (praktik unggulan: melapor kepada CEO atau jabatan setara).
- CAE sebaiknya memberi tahu manajemen senior mengenai diskusi dengan dewan, kecuali jika tidak tepat (misal, jika berkaitan dengan hal yang tidak semestinya dilakukan oleh anggota manajemen senior).
- CAE dan manajemen senior perlu memahami persyaratan pelaporan masing-masing kepada dewan untuk memastikan pelaporan yang tepat waktu, jelas, dan transparan.
- Persetujuan dewan atas anggaran dan rencana sumber daya audit internal sangat penting sebagai bukti bahwa fungsi audit internal memiliki sumber daya yang diperlukan untuk menjalankan tugasnya.
Contoh Bukti Kesesuaian
Beberapa contoh bukti kesesuaian penerapan Standar 6.3 Dukungan Dewan dan Manajemen Senior:
- Risalah rapat dewan yang menunjukkan reviu dan persetujuan dewan atas rencana audit internal, anggaran audit internal, dan rencana sumber daya.
- Risalah atau dokumentasi komunikasi lainnya antara dewan dan manajemen senior yang membahas akses tanpa batas dari fungsi audit internal.
- Matriks yang disepakati atau dokumentasi serupa yang menunjukkan informasi apa yang sebaiknya dikomunikasikan oleh CAE kepada dewan dan manajemen senior serta frekuensi yang diharapkan.
Penutup
Standar 6.3 menegaskan bahwa keberhasilan fungsi audit internal sangat bergantung pada dukungan nyata dan berkelanjutan dari dewan serta manajemen senior. Kolaborasi yang kuat, akses informasi tanpa hambatan, dan komunikasi yang terbuka menjadi fondasi bagi pelaksanaan audit internal yang efektif, independen, dan bernilai tambah.
Salam sukses bermanfaat…
*) Referensi: GIAS IIA
*) Dielaborasi dengan bantuan GenAI
