Tulisan ini membahas Standar 15.1 Komunikasi Akhir Penugasan, Prinsip 15 Mengomunikasikan Hasil Penugasan dan Memantau Rencana Perbaikan, Domain V Melaksanakan Jasa Audit Internal. Sebagaimana dalam Global Internal Audit Standar (GIAS) yang diterbitkan oleh The Institute of Internal Auditors (IIA) pada tahun 2024.
Komunikasi akhir penugasan merupakan tahapan penting dalam siklus audit internal. Melalui komunikasi akhir, auditor internal menyampaikan hasil penugasan secara formal kepada pihak-pihak yang berkepentingan, memastikan bahwa temuan, rekomendasi, dan rencana perbaikan dapat ditindaklanjuti secara efektif. Standar 15.1 menegaskan pentingnya komunikasi yang akurat, objektif, jelas, dan tepat waktu sebagai bagian dari akuntabilitas dan transparansi fungsi audit internal.
Persyaratan
- Auditor internal harus menyusun komunikasi akhir yang mencakup:
- Tujuan penugasan
- Ruang lingkup penugasan
- Rekomendasi dan/atau rencana perbaikan (jika diperlukan)
- Kesimpulan penugasan
- Untuk penugasan asurans, komunikasi akhir juga sebaiknya mencakup:
- Temuan beserta signifikansi dan prioritasnya
- Penjelasan mengenai batasan ruang lingkup (jika ada)
- Kesimpulan mengenai efektivitas proses tata kelola, manajemen risiko, dan pengendalian aktivitas yang dikaji
- Komunikasi akhir harus menyebutkan:
- Individu yang bertanggung jawab menangani temuan
- Tanggal yang direncanakan untuk menyelesaikan tindakan
- Jika manajemen telah memulai atau menyelesaikan tindakan sebelum komunikasi akhir diterbitkan, tindakan tersebut harus diakui dalam komunikasi akhir.
- Komunikasi akhir harus memenuhi kriteria:
- Akurat, objektif, jelas, ringkas, konstruktif, lengkap, dan tepat waktu (sesuai Standar 11.2 Komunikasi Efektif)
- Telah direviu dan disetujui oleh Chief Audit Executive (CAE) sebelum diterbitkan
- CAE harus menyampaikan komunikasi akhir kepada pihak-pihak yang dapat memastikan bahwa hasil penugasan akan dipertimbangkan.
- Jika penugasan tidak dilakukan sesuai Standar, komunikasi akhir harus mengungkapkan:
- Standar yang tidak tercapai kesesuaiannya
- Alasan ketidaksesuaian
- Dampak ketidaksesuaian terhadap temuan dan kesimpulan penugasan.
Pertimbangan Penerapan
- Pernyataan kesesuaian dengan Standar Audit Internal Global sebaiknya dicantumkan dalam komunikasi akhir, didukung oleh hasil supervisi penugasan dan program asurans serta peningkatan kualitas.
- Gaya dan format komunikasi akhir dapat bervariasi antar organisasi. Chief audit executive dapat menyediakan template dan prosedur.
- Versi komunikasi akhir dapat disesuaikan untuk pihak tertentu, tergantung kebutuhan informasi dan tingkat keterlibatan mereka.
- Komponen tambahan dalam laporan dapat meliputi: judul, latar belakang aktivitas yang direviu, rekognisi aspek positif, dan daftar distribusi.
- Reviu atas komunikasi akhir harus memverifikasi bahwa:
- Pekerjaan yang dilakukan sesuai dengan tujuan, ruang lingkup, dan Standar
- Hasil penugasan dinyatakan jelas dan didukung informasi yang relevan, andal, dan memadai
- Persyaratan komunikasi dengan manajemen telah dipenuhi
- CAE menentukan bagaimana dan kepada siapa komunikasi akhir disebarluaskan.
- Presentasi lisan biasanya didukung salinan digital/cetak atau laporan tertulis.
Contoh Bukti Kesesuaian
- Komunikasi akhir secara tertulis (laporan audit)
- Slide presentasi atau catatan rapat jika komunikasi akhir dilakukan secara lisan
- Dokumentasi bahwa komunikasi akhir telah direviu dan disetujui oleh chief audit executive
- Bukti bahwa persyaratan komunikasi dengan aktivitas yang direviu telah dipenuhi
Standar 15.1 menegaskan bahwa keberhasilan suatu penugasan audit internal tidak hanya bergantung pada kualitas analisis dan temuan, tetapi juga pada efektivitas komunikasi hasilnya. Komunikasi akhir yang baik membantu memastikan bahwa rekomendasi audit dipahami dan ditindaklanjuti secara tepat oleh manajemen.
Salam sukses bermanfaat…
*) Referensi: GIAS IIA
*) Dielaborasi dengan bantuan GenAI
