Tulisan ini membahas Standar 13.1 Komunikasi Penugasan, Prinsip 13 Merencanakan Penugasan Secara Efektif, Domain V Melaksanakan Jasa Audit Internal. Sebagaimana dalam Global Internal Audit Standar (GIAS) yang diterbitkan oleh The Institute of Internal Auditors (IIA) pada tahun 2024.
Komunikasi yang efektif selama penugasan audit internal merupakan fondasi penting untuk memastikan tercapainya tujuan audit, transparansi proses, dan kolaborasi yang baik antara auditor internal dan manajemen. Standar 13.1 menekankan pentingnya komunikasi di setiap tahap penugasan, mulai dari perencanaan hingga penutupan, agar semua pihak memahami ekspektasi, ruang lingkup, dan hasil penugasan.
Persyaratan
- Auditor internal harus berkomunikasi secara efektif selama penugasan.
- Auditor internal wajib mengomunikasikan tujuan, ruang lingkup, dan waktu penugasan dengan manajemen.
- Setiap perubahan terhadap tujuan, ruang lingkup, atau waktu penugasan harus dikomunikasikan secara tepat waktu kepada manajemen.
- Pada akhir penugasan, jika terdapat perbedaan pendapat antara auditor internal dan manajemen mengenai hasil penugasan, auditor internal harus mendiskusikan dan berupaya mencapai pemahaman bersama. Jika tidak tercapai kesepakatan, auditor internal tidak diwajibkan mengubah hasil penugasan kecuali ada alasan yang valid.
- Auditor internal harus mengikuti metodologi yang ditetapkan untuk memungkinkan kedua pihak menyatakan posisi dan alasan perbedaan pendapat mengenai hasil penugasan.
Pertimbangan Penerapan
- Komunikasi penugasan dapat dilakukan pada awal, selama, penutupan, dan akhir penugasan dengan manajemen yang aktivitasnya sedang direviu.
- Metode komunikasi dapat berupa formal, informal, tertulis, maupun lisan (misal: pertemuan terjadwal, presentasi, email, diskusi informal).
- Pemberitahuan awal kepada manajemen dan staf terkait penting untuk membangun kerjasama dan dialog terbuka.
- Komunikasi awal sebaiknya mencakup alasan penugasan, waktu mulai, dan perkiraan durasi penugasan.
- Auditor internal sebaiknya meminta informasi dan dokumentasi yang diperlukan untuk menilai risiko dan mengembangkan program kerja.
- Hasil asesmen risiko, tujuan, dan ruang lingkup penugasan sebaiknya dikomunikasikan dalam pertemuan pembukaan.
- Komunikasi berkelanjutan selama penugasan penting untuk menyampaikan informasi yang memerlukan perhatian segera dan memberikan update tentang kemajuan atau perubahan penugasan.
- Exit conference (pertemuan penutupan) dapat digunakan untuk mendiskusikan hasil penugasan sebelum komunikasi akhir diterbitkan.
- Diskusi akhir bertujuan untuk mencapai kesepakatan atas hasil penugasan dan kelayakan rekomendasi atau rencana perbaikan.
Contoh Bukti Kesesuaian
- Dokumentasi (email, notulensi rapat, catatan, atau memo) yang menunjukkan bahwa komunikasi yang diperlukan telah dilaksanakan selama penugasan.
- Dokumentasi umpan balik yang diterima (misalnya melalui survei) dari manajemen yang aktivitasnya sedang direviu.
Standar 13.1 Komunikasi Penugasan menegaskan bahwa komunikasi yang efektif adalah kunci keberhasilan penugasan audit internal. Dengan menerapkan komunikasi yang terbuka, jelas, dan tepat waktu, auditor internal dapat membangun kepercayaan, meminimalisir kesalahpahaman, dan memastikan bahwa hasil audit dapat diterima dan ditindaklanjuti secara optimal oleh manajemen. Dokumentasi komunikasi selama penugasan juga menjadi bukti penting dalam asesmen kualitas dan kepatuhan terhadap standar audit internal global.
Salam sukses bermanfaat…
*) Referensi: GIAS IIA
*) Dielaborasi dengan bantuan GenAI
