Tulisan ini membahas Standar 11.2 Komunikasi Efektif, Prinsip 11 Berkomunikasi Secara Efektif, Domain IV Mengelola Fungsi Audit Internal. Sebagaimana dalam Global Internal Audit Standar (GIAS) yang diterbitkan oleh The Institute of Internal Auditors (IIA) pada tahun 2024.
Komunikasi yang efektif merupakan salah satu pilar utama dalam pelaksanaan fungsi audit internal yang profesional. Chief audit executive (CAE) bertanggung jawab untuk memastikan bahwa setiap komunikasi yang dilakukan oleh fungsi audit internal bersifat akurat, objektif, jelas, ringkas, konstruktif, lengkap, dan tepat waktu. Standar 11.2 menekankan pentingnya metodologi komunikasi yang konsisten dan berkualitas, sehingga hasil audit internal dapat dipahami dan digunakan secara optimal oleh pemangku kepentingan.
Persyaratan
- CAE harus menetapkan dan menerapkan metodologi untuk mendorong komunikasi audit internal yang:
- Akurat
- Objektif
- Jelas
- Ringkas
- Konstruktif
- Lengkap
- Tepat waktu
Pertimbangan Penerapan
Dalam penerapannya, beberapa hal yang perlu dipertimbangkan adalah:
- Metodologi komunikasi dapat berupa kebijakan, kriteria, panduan, dan prosedur untuk memandu komunikasi fungsi audit internal secara konsisten.
- Metodologi komunikasi sebaiknya mempertimbangkan ekspektasi dewan, manajemen senior, dan pemangku kepentingan terkait lainnya.
- Pelatihan komunikasi kepada auditor internal sangat dianjurkan, seperti pelatihan menulis laporan atau menyiapkan presentasi komunikasi akhir.
- Reviu atasan sebaiknya meningkatkan kualitas komunikasi penugasan agar memenuhi karakteristik yang diharapkan.
- Komunikasi penugasan harus:
- Akurat: Bebas dari kesalahan dan distorsi, sesuai dengan fakta yang mendasarinya.
- Objektif: Tidak memihak, tidak bias, dan merupakan hasil asesmen yang adil terhadap semua fakta dan keadaan relevan.
- Jelas: Logis dan mudah dipahami, menghindari bahasa teknis yang tidak perlu.
- Ringkas: Bebas dari detail dan kata-kata yang tidak perlu.
- Konstruktif: Membantu pemangku kepentingan dan organisasi, serta memungkinkan perbaikan bila diperlukan.
- Lengkap: Informasi dan bukti yang relevan, andal, dan cukup untuk mendukung hasil audit internal.
- Tepat waktu: Disampaikan sesuai dengan signifikansi permasalahan, memungkinkan manajemen mengambil tindakan perbaikan.
- Komunikasi kepada dewan dan manajemen senior mungkin berbeda dengan komunikasi kepada manajemen aktivitas yang sedang direviu.
- CAE dapat menetapkan ukuran kinerja utama untuk memantau efektivitas komunikasi audit internal, yang dapat digunakan sebagai bagian dari program asurans dan peningkatan kualitas.
Contoh Bukti Kesesuaian
Beberapa contoh bukti kesesuaian yang dapat digunakan untuk mendemonstrasikan penerapan Standar 11.2:
- Panduan, format, dan dokumentasi metodologi komunikasi yang efektif.
- Bukti partisipasi auditor internal dalam pelatihan atau pertemuan tentang keterampilan komunikasi yang efektif.
- Komunikasi akhir dan dokumen lain yang disetujui oleh CAE, serta dokumen pendukung yang menunjukkan karakteristik komunikasi yang efektif.
- Slide presentasi atau notulen rapat yang menunjukkan karakteristik komunikasi yang efektif.
- Catatan yang menunjukkan ketepatan waktu komunikasi.
- Kertas kerja dengan catatan reviu dari atasan tentang peningkatan efektivitas komunikasi.
- Hasil survei pemangku kepentingan mengenai kualitas komunikasi audit internal.
- Hasil program asurans dan peningkatan kualitas.
Penutup
Komunikasi yang efektif adalah kunci keberhasilan fungsi audit internal dalam memberikan nilai tambah dan meningkatkan tata kelola organisasi. Dengan menerapkan Standar 11.2 secara konsisten, fungsi audit internal dapat memastikan bahwa setiap hasil audit dapat dipahami, ditindaklanjuti, dan memberikan dampak positif bagi organisasi dan pemangku kepentingan. Bukti kesesuaian yang terdokumentasi akan memperkuat asesmen kualitas dan memastikan fungsi audit internal berjalan sesuai dengan standar profesional global.
Salam sukses bermanfaat…
*) Referensi: GIAS IIA
*) Dielaborasi dengan bantuan GenAI
