Tulisan ini membahas Standar 14.6 Dokumentasi Penugasan, Prinsip 14 Melaksanakan Penugasan, Domain V Melaksanakan Jasa Audit Internal. Sebagaimana dalam Global Internal Audit Standar (GIAS) yang diterbitkan oleh The Institute of Internal Auditors (IIA) pada tahun 2024.
Dalam pelaksanaan audit internal, dokumentasi penugasan memiliki peran penting sebagai bukti dan dasar dari seluruh kegiatan audit yang dilakukan. Dokumentasi yang baik memastikan bahwa setiap langkah audit dapat ditelusuri, diverifikasi, dan dievaluasi secara objektif. Melalui dokumentasi yang sistematis dan disiplin, auditor internal dapat menunjukkan kesesuaian terhadap Standar Audit Internal Global serta menjamin kualitas hasil penugasan.
Persyaratan
Menurut Standar 14.6, auditor internal harus:
- Mendokumentasikan informasi dan bukti untuk mendukung hasil penugasan.
- Analisis, evaluasi, dan informasi pendukung yang relevan harus dicatat sedemikian rupa sehingga auditor internal lain yang berhati-hati, memiliki informasi serupa, dan kompeten dapat mengulangi pekerjaan tersebut serta memperoleh hasil yang sama.
- Dokumentasi harus ditinjau oleh auditor internal dan supervisor penugasan untuk memastikan keakuratan, relevansi, dan kelengkapan. Selain itu, Chief Audit Executive (CAE) berkewajiban meninjau dan menyetujui dokumentasi tersebut.
- Penyimpanan dokumentasi harus mematuhi peraturan perundang-undangan, serta kebijakan dan prosedur yang berlaku di fungsi audit internal maupun organisasi.
Pertimbangan Penerapan
- Dokumentasi penugasan melalui kertas kerja audit merupakan bagian integral dari proses audit yang sistematis. Tujuannya adalah untuk mengatur informasi penugasan sehingga memungkinkan pekerjaan dapat dilaksanakan kembali dan hasilnya dapat dipertanggungjawabkan.
- Dokumentasi juga menjadi alat penting dalam proses supervisi, evaluasi kualitas audit, serta bukti kesesuaian terhadap standar profesional.
- Dalam penerapannya, dokumentasi penugasan sebaiknya mencakup:
- Tanggal atau periode pelaksanaan penugasan.
- Asesmen risiko penugasan.
- Tujuan dan ruang lingkup audit.
- Program kerja.
- Deskripsi analisis termasuk rincian prosedur dan sumber data.
- Hasil penugasan.
- Nama atau inisial pelaksana dan supervisor.
- Bukti komunikasi kepada pihak yang berkepentingan.
- Kertas kerja dapat disusun mengikuti struktur program kerja dan dirujuk silang ke informasi yang relevan.
- Penggunaan templat atau perangkat lunak audit dapat membantu dalam pengelolaan dan penyimpanan dokumen.
- Kumpulan kertas kerja ini menjadi sumber utama dalam mendukung komunikasi auditor dengan pemangku kepentingan, termasuk dewan dan manajemen senior.
- Kertas kerja berisi informasi yang relevan, andal, dan memadai yang memungkinkan orang dengan kehati-hatian, memiliki informasi, dan kompeten, seperti auditor internal lain atau auditor eksternal, untuk mencapai kesimpulan yang sama seperti yang dicapai oleh auditor internal yang melakukan penugasan.
- Kertas kerja umumnya meliputi:
- Dokumentasi perencanaan.
- Peta proses, diagram alur, atau deskripsi naratif dari proses-proses utama.
- Ringkasan wawancara yang dilakukan, atau survei yang diterbitkan.
- Matriks risiko dan pengendalian.
- Rincian pengujian yang dilakukan dan analisis yang dilakukan.
- Kesimpulan, termasuk referensi silang ke kertas kerja temuan audit.
- Usulan penugasan tindak lanjut yang harus dilakukan.
- Komunikasi akhir audit internal beserta tanggapan manajemen.
- Format dasar untuk kertas kerja:
- Indeks atau nomor referensi.
- Judul atau heading yang mengidentifikasi aktivitas yang direviu.
- Tanggal atau periode penugasan.
- Lingkup pekerjaan yang dilakukan.
- Pernyataan tujuan memperoleh dan menganalisis data.
- Sumber data yang tercakup dalam kertas kerja.
- Deskripsi populasi yang dievaluasi, termasuk ukuran sampel dan metode pemilihan yang digunakan untuk menganalisis data (pendekatan pengujian).
- Nama auditor internal yang melakukan pekerjaan penugasan.
- Catatan reviu dan nama auditor internal yang melakukan reviu atas pekerjaan.
Contoh Bukti Kesesuaian
Beberapa bukti kesesuaian yang dapat menunjukkan penerapan Standar 14.6 antara lain:
- Kertas kerja audit yang memuat prosedur, analisis, dan hasil pengujian,
- Dokumentasi hasil reviu dan persetujuan oleh supervisor penugasan dan CAE,
- File audit yang disusun secara lengkap dan dapat ditelusuri kembali,
- Catatan tentang evaluasi keakuratan dan kelengkapan dokumentasi audit.
Standar 14.6 menegaskan pentingnya dokumentasi yang lengkap, akurat, dan sistematis dalam seluruh proses audit internal. Melalui dokumentasi, auditor internal tidak hanya memperkuat keandalan hasil audit, tetapi juga mendemonstrasikan transparansi, akuntabilitas, serta kesesuaian terhadap Standar Audit Internal Global.
Salam sukses bermanfaat…
*) Referensi: GIAS IIA
*) Dielaborasi dengan bantuan GenAI
