Tulisan ini membahas Standar 11.1 Membangun Hubungan dan Berkomunikasi dengan Pemangku Kepentingan, Prinsip 11 Berkomunikasi Secara Efektif, Domain IV Mengelola Fungsi Audit Internal. Sebagaimana dalam Global Internal Audit Standar (GIAS) yang diterbitkan oleh The Institute of Internal Auditors (IIA) pada tahun 2024.
Dalam menjalankan fungsi audit internal yang efektif, membangun hubungan dan berkomunikasi dengan pemangku kepentingan merupakan aspek krusial. Chief audit executive (CAE) bertanggung jawab untuk memastikan fungsi audit internal mampu menjalin komunikasi yang berkelanjutan, membangun kepercayaan, dan memberikan manfaat nyata kepada pemangku kepentingan utama seperti dewan, manajemen senior, regulator, serta penyedia asurans internal dan eksternal. Komunikasi yang efektif tidak hanya meningkatkan pemahaman bersama tentang risiko dan prioritas organisasi, tetapi juga memperkuat kolaborasi dan adaptasi terhadap perubahan lingkungan bisnis.
Persyaratan
- CAE harus mengembangkan pendekatan untuk membangun hubungan dan kepercayaan dengan pemangku kepentingan utama, termasuk dewan, manajemen senior, manajemen operasional, regulator, dan penyedia asurans internal maupun eksternal.
- CAE harus mendorong komunikasi formal dan informal antara fungsi audit internal dan pemangku kepentingan, sehingga tercipta saling pengertian tentang:
- Kepentingan dan fokus organisasi.
- Pendekatan dalam mengidentifikasi dan mengelola risiko serta pemberian asurans.
- Peran dan tanggung jawab pihak-pihak terkait serta peluang kolaborasi.
- Persyaratan peraturan yang relevan.
- Proses organisasi yang signifikan, termasuk pelaporan keuangan.
Pertimbangan Penerapan
- Komunikasi yang teratur dan berkelanjutan antara dewan, manajemen senior, dan fungsi audit internal berkontribusi pada pemahaman bersama mengenai risiko organisasi dan prioritas asurans serta mendorong kemampuan beradaptasi terhadap perubahan.
- CAE sebaiknya diikutsertakan dalam saluran komunikasi organisasi agar selalu mengetahui perkembangan dan rencana kegiatan utama organisasi yang dapat mempengaruhi tujuan dan risiko organisasi.
- CAE sebaiknya menghadiri pertemuan dengan dewan dan komite tata kelola, serta manajemen senior dan fungsi yang melapor langsung kepada manajemen senior (misal: kepatuhan, manajemen risiko, pengendalian kualitas).
- CAE sebaiknya mendiskusikan metodologi komunikasi dengan dewan dan manajemen senior untuk menentukan kriteria permasalahan signifikan yang memerlukan komunikasi formal, format dan isi komunikasi formal, serta frekuensi komunikasi.
- Pertemuan independen dengan manajemen senior dan anggota dewan memungkinkan CAE membangun hubungan dan mempelajari kekhawatiran serta perspektif mereka.
- Auditor internal sebaiknya bertemu dengan anggota inti manajemen operasional, seperti pimpinan unit bisnis dan karyawan operasional, untuk memahami tujuan dan proses bisnis.
- Dalam industri atau sektor tertentu yang peraturannya sangat ketat, pertemuan antara CAE dan auditor eksternal serta regulator mungkin diperlukan.
- Diskusi, survei, wawancara, dan lokakarya kelompok adalah alat yang berguna untuk mendapatkan masukan, terutama mengenai fraud dan risiko yang berkembang.
- Situs web, buletin, presentasi, dan bentuk komunikasi lainnya dapat digunakan untuk mensosialisasikan peran dan manfaat fungsi audit internal kepada karyawan dan pemangku kepentingan lainnya.
- CAE dapat mendelegasikan auditor internal untuk menjaga komunikasi berkelanjutan dengan manajemen fungsi-fungsi inti seperti pemimpin segmen bisnis, operasional, TI, keuangan, kepatuhan, dan SDM.
- Komunikasi informal yang berkelanjutan antara auditor internal dan karyawan organisasi dapat meningkatkan kepercayaan dan pemahaman yang lebih mendalam tentang organisasi dan lingkungan pengendaliannya.
- Rotasi auditor internal ke unit bisnis atau lokasi tertentu dapat menyeimbangkan manfaat komunikasi informal dengan kebutuhan menjaga objektivitas auditor internal.
Contoh Bukti Kesesuaian
Beberapa contoh bukti kesesuaian yang dapat digunakan untuk mendemonstrasikan penerapan Standar 11.1:
- Dokumentasi rencana fungsi audit internal untuk mengelola hubungan dengan pemangku kepentingan.
- Agenda atau risalah rapat antara anggota fungsi audit internal dan pemangku kepentingan.
- Survei, wawancara, dan lokakarya kelompok yang dilakukan auditor internal untuk mengumpulkan masukan dari pemangku kepentingan internal.
- Situs web, buletin, presentasi, dan saluran komunikasi lain yang digunakan oleh fungsi audit internal untuk berkomunikasi dengan pemangku kepentingan dalam organisasi.
Penutup
Membangun hubungan dan berkomunikasi dengan pemangku kepentingan adalah fondasi bagi fungsi audit internal yang efektif dan berdaya guna. Dengan memenuhi persyaratan dan mempertimbangkan penerapan Standar 11.1, fungsi audit internal dapat meningkatkan kepercayaan, kolaborasi, dan adaptasi terhadap perubahan, serta memberikan nilai tambah yang nyata bagi organisasi dan seluruh pemangku kepentingan. Bukti kesesuaian yang terdokumentasi akan memperkuat asesmen kualitas dan memastikan fungsi audit internal berjalan sesuai dengan standar profesional global.
Salam sukses bermanfaat…
*) Referensi: GIAS IIA
*) Dielaborasi dengan bantuan GenAI
