Tulisan ini membahas Standar 8.1 Interaksi dengan Dewan, Prinsip 8 Pengawasan Dewan, Domain III Tata Kelola Fungsi Audit Internal. Sebagaimana dalam Global Internal Audit Standar (GIAS) yang diterbitkan oleh The Institute of Internal Auditors (IIA) pada tahun 2024.
Dalam tata kelola fungsi audit internal, peran dewan sangat krusial untuk memastikan efektivitas dan akuntabilitas fungsi audit internal. Standar 8.1 menekankan pentingnya interaksi yang efektif antara Chief Audit Executive (CAE) dan dewan, agar dewan dapat menjalankan fungsi pengawasan secara optimal. Komunikasi yang terbuka, jelas, dan tepat waktu antara CAE dan dewan menjadi fondasi utama dalam mendukung pencapaian tujuan audit internal dan pengelolaan risiko organisasi.
Persyaratan
- CAE harus memberikan informasi yang dibutuhkan dewan untuk melaksanakan tanggung jawab pengawasannya.
- Informasi yang diberikan dapat diminta secara khusus oleh dewan atau atas pertimbangan CAE sebagai informasi yang berguna bagi dewan.
- CAE harus melapor kepada dewan dan manajemen senior terkait:
- Rencana dan anggaran audit internal serta revisi signifikan.
- Perubahan yang berpotensi mempengaruhi mandat atau piagam audit internal.
- Potensi pelemahan terhadap independensi fungsi audit internal.
- Hasil jasa audit internal, termasuk kesimpulan, tema, asurans, saran, wawasan, dan hasil pemantauan.
- Hasil dari program asurans dan peningkatan kualitas.
- Jika terjadi ketidaksepakatan antara CAE dan manajemen senior atau pemangku kepentingan lain yang dapat mempengaruhi pelaksanaan tanggung jawab audit internal, CAE harus menyampaikan fakta dan kondisi kepada dewan untuk dipertimbangkan intervensinya.
Kondisi Esensial
Dewan:
- Berkomunikasi dengan CAE untuk memahami pemenuhan mandat audit internal.
- Memberikan perspektif terkait strategi, tujuan, dan risiko organisasi untuk membantu CAE menentukan prioritas audit internal.
- Menetapkan ekspektasi frekuensi komunikasi, kriteria eskalasi isu ke dewan, dan proses eskalasi.
- Mendapatkan pemahaman tentang efektivitas tata kelola, manajemen risiko, dan pengendalian organisasi berdasarkan hasil audit internal dan diskusi dengan manajemen senior.
- Mendiskusikan ketidaksepakatan antara CAE dan manajemen senior serta memberikan dukungan yang diperlukan.
Manajemen Senior:
- Mengomunikasikan perspektif strategi, tujuan, dan risiko organisasi kepada CAE.
- Membantu dewan memahami efektivitas tata kelola, manajemen risiko, dan pengendalian organisasi.
- Bekerja sama dalam proses penyampaian isu penting kepada dewan.
Pertimbangan Penerapan
- Komunikasi antara CAE dan dewan harus bersifat dua arah, dapat berupa laporan tertulis, presentasi, pertemuan formal, maupun diskusi informal.
- Ekspektasi dewan terhadap frekuensi, sifat, dan isi komunikasi sebaiknya didokumentasikan secara formal dalam metodologi audit internal.
- CAE secara berkala memastikan bahwa komunikasi yang dilakukan telah memenuhi ekspektasi dewan.
- Frekuensi komunikasi harus mempertimbangkan kebutuhan untuk menyampaikan isu signifikan secara tepat waktu.
- CAE sebaiknya meminta informasi dari dewan terkait ekspektasi pengawasan, tidak hanya pada risiko keuangan tetapi juga risiko non-keuangan seperti keamanan siber, kesehatan dan keselamatan, keberlanjutan, dan reputasi.
- Kriteria eskalasi isu ke dewan dapat didasarkan pada tingkat signifikansi atau materialitas yang melebihi toleransi risiko dewan.
- Ketidaksepakatan antara CAE dan manajemen senior sebaiknya didiskusikan terlebih dahulu dengan manajemen sebelum dibawa ke dewan.
- Komunikasi formal biasanya dilakukan setiap triwulan, namun komunikasi informal dapat terjadi di antara rapat jika diperlukan.
Contoh Bukti Kesesuaian
Bukti kesesuaian yang dapat digunakan untuk mendemonstrasikan penerapan Standar 8.1 antara lain:
- Agenda dewan dan risalah rapat yang mendokumentasikan diskusi antara CAE dan dewan.
- Presentasi CAE kepada dewan.
- Komunikasi audit internal kepada anggota dewan.
- Dokumentasi kriteria dan proses eskalasi isu ke dewan.
- Dokumentasi komunikasi antara CAE, dewan, dan manajemen senior terkait isu-isu penting.
Penutup
Standar 8.1 Interaksi dengan Dewan menegaskan bahwa komunikasi yang efektif antara CAE dan dewan merupakan syarat utama untuk memastikan fungsi audit internal berjalan optimal dan mendukung tata kelola organisasi. Dengan memenuhi persyaratan dan kondisi esensial, serta menerapkan pertimbangan yang relevan, fungsi audit internal dapat memberikan nilai tambah dan menjaga kepercayaan pemangku kepentingan. Bukti kesesuaian yang terdokumentasi menjadi alat penting untuk memastikan dan menilai efektivitas penerapan standar ini dalam praktik.
Salam sukses bermanfaat…
*) Referensi: GIAS IIA
*) Dielaborasi dengan bantuan GenAI
